¿Cómo se elige a los mejores proveedores y se gestionan las compras? ¿Cómo ordenamos,
guardamos y clasificamos las existencias a la espera de que sean vendidas o utilizadas?
¿Cuál es el nivel óptimo de existencias?
Las compras, el almacenamiento y la gestión de inventarios
son las tres funciones que se incluyen en el ciclo de aprovisionamiento.
Las compras:
Al iniciar el negocio una de las primeras actividades a desarrollar es la búsqueda y
selección de los proveedores que nos faciliten todos los componentes necesarios para prestar
el servicio o producir el bien.
Las fases a seguir serían las siguientes:
a) Determinación de las características que debe reunir el producto que
necesitamos. Es conveniente que queden reflejadas por escrito.
b) Búsqueda de información: en medios de comunicación, publicaciones
especializadas, ferias y exposiciones comerciales del sector, asociaciones empresariales y,
como no, en Internet.
c) Solicitud de información: una vez obtenido el listado de posibles
proveedores se establece el contacto directo para determinar aspectos como:
- La calidad (características técnicas, garantía, formación de la persona usuaria,
servicio posventa),
- Las condiciones económicas (precios, descuentos comerciales, forma de pago, plazo de
pago, consumos mínimos, precio de envases y embalajes, precios de transporte, precio de
seguro, recargos por aplazamiento en el pago ...),
- Otras condiciones (validez de la oferta, causas de rescisión del contrato, revisión de
precios, plazo de entrega, devolución de mercancía, etc.).
Fichas proveedores
d) Evaluación y elección de los proveedores: con la información que se
recabe se realizará una ficha de cada proveedor, que puedes ver en el enlace anterior, en la
que se reflejen características de los artículos y condiciones comerciales. Después se hará
un cuadro comparativo de los distintos proveedores sobre: calidad-precio, forma de pago,
plazo de entrega, descuentos, etc.
Una vez elaborado el cuadro comparativo, se procede a la elección del proveedor que ofrezca
mejores condiciones para la empresa. No es conveniente depender de un solo proveedor, por lo
que se puede repartir el suministro entre varios, en cuyo caso habrá que valorar lo que se
pierde en los rapeles termino
rápel, se utiliza en contabilidad, para designar un descuento comercial basado en
haber alcanzado un determinado volumen de pedidos… que seguramente sea
menos.
Los criterios de selección pueden ser: la calidad, el precio, los gastos ocasionados (portes,
seguro), los descuentos por volumen de compra y los plazos de pago. Si los productos son de
iguales condiciones se elegirá el de mejor calidad según la finalidad de la empresa.
e) Negociación con los proveedores: antes de formalizar el contrato de
compra en primer lugar recabaremos toda la información relativa a la empresa con la que se
negociará. Después:
- Se presentarán propuestas por las dos partes.
- Se discutirán las posiciones iniciales.
- Llegaremos a un acuerdo del que se dejará, preferiblemente, constancia por escrito.
- Revisaremos ese acuerdo si cambian las condiciones de cualquiera de las partes.
El aprovisionamiento incluye también la gestión del almacén. Es necesario un espacio físico
donde ordenar y guardar en buenas condiciones los productos comprados o fabricados, también
es necesario planificar y organizar qué cantidad de existencias debemos tener, cómo
clasificarlas y valorarlas, los pedidos de nuevos materiales... esta es la función de almacenamiento.
La gestión de inventarios consiste en
determinar el nivel óptimo de existencias para atender las necesidades de la empresa y
minimizar costes. El almacenamiento tiene un coste y es preciso almacenar la cantidad justa
para que no se almacenen productos que no se van a vender o que se pueden deteriorar o
caducar, ni tampoco que nos quedemos sin existencias y perdamos ventas.
